Как открыть виртуальный офис в Латвии
Виртуальный офис популярен у тех бизнесменов, которые понимают его преимущества перед классическим аналогом. Виртуальный офис, как правило, арендуется компаниями, которым не нужно принимать в своём постоянном офисе клиентов или деловых партнёров. Кроме того, офисы виртуального типа часто арендуются компаниями, часто меняющими поле своей деятельности, а также по более простой причине – ведение бизнеса на территории какой-то чужой страны, наличие постоянного рабочего места и постоянное присутствие персонала компании не нужны. Например, виртуальный офис в Латвии можно арендовать физически не находясь на территории этой страны.
Функции виртуального офиса
У виртуального офиса есть большое количество функций реального офисного помещения, и при желании можно выбрать набор этих функций, который будет полностью отвечать нуждам компании. Пакет услуг составляются в зависимости от предпочтений каждой отдельно взятой компании, от этого будет зависит и величина арендной ставки. Как правило, ежемесячная арендная плата за виртуальный офис в Латвии может колебаться от 23 латов до 250-ти.
Офис средней стоимости в 40 латов будет иметь пакет услуг, включающий функцию приема и обработки телефонных звонков, их общая продолжительность составляет до двух часов, услугу «виртуального секретаря», возможность приёма факсимильных посланий, а также возможность один раз в месяц на два часа занимать конференц-зал. Однако возможности такого виртуального «рабочего пространства» набором подобных услуг не ограничиваются. Арендатор офиса может отслеживать все звонки и корреспонденцию, поступающими на адрес виртуального офиса, а также узнавать о посещениях своего виртуального кабинета.
Выбирать можно один из готовых пакетов, однако часто арендаторы самостоятельно составляют их, выбирая из предложенных функций, в таком случае платить за лишние услуги компании не придётся.
Почтовый адрес
Кроме того, существует возможность для компании взять почтовый адрес, который, как правило, говорит о солидности и серьёзных намерениях компании, поскольку такие адреса принадлежат зданиям, расположенным в центре города Рига. Вся письменная корреспонденция, приходящая на почтовой адрес будет получаться службой, которая предоставляет услугу аренды адреса. Корреспонденция на арендованный почтовый адрес может высылаться до востребования, есть возможность отсканировать её и отправить на адрес руководителя компании или ответственных лиц в электронном варианте. Каждый раз, как на почтовый адрес будет приходить корреспонденция, арендатор адреса будет получать извещения любым удобным для него способом, например, на электронную почту или в виде короткого текстового сообщения.
Такая услуга стоит около пяти лат, безусловно, придется доплачивать за любые дополнительные действия, если хотите пользоваться арендованным почтовым адресом в полном объёме.
Электронный алрес
Фирма, которая предлагает в аренду виртуальные офисы, обычно обеспечивает своих клиентов и электронной почтой, имеющей регистрацию на её серверах (если, вдруг, по каким-то причинам она у вас отсутствует).
Эта услуга обходится от двух до десяти латов, а её стоимость зависит от правил каждой отдельной фирмы арендодателя. Иногда эта услуга может быть совершенно бесплатной, если она входит в готовый пакет, но некоторые фирмы требуют оплаты хранения писем на своём почтовом сервере.
Прием телефонных звонков
Прием телефонных звонков на номер стационарного телефона может происходить различно. Стоит отметить, что если у виртуального офиса компании имеется собственный номер стационарного телефона, то у клиентов он вызывает намного больше доверия к компании, нежели наличие только номера мобильного телефона. На звонки будет отвечает секретарь, и в этом случае есть несколько вариаций развития дальнейших событий либо секретарь будет сразу же перенаправлять звонок на ваш мобильный телефон, либо возьмёт координаты звонившего и сообщит их вам. Можно договориться с секретарём специально, и он будет выполнять какие-то определенные функции, например, сообщать звонящим клиентам какую-то информацию вашей компании и так далее.
При аренде виртуального офиса в Латвии существуют и более дорогие услуги, которые направлены исключительно на то, чтобы поднять престиж вашей компании. К примеру, есть возможность оплатить отдельный прямой номер, и стать единственной компанией, «привязанной» к нему. В этом случае секретарь будет работать только на вас и отвечать только от лица вашей компании, поскольку звонки будут поступать по специальному выделенному номеру для вашей компании.
Реальный офис для переговоров
В случае необходимости личного общения со своим клиентом или деловым партнёром, можно арендовать помещение реального офиса, где вас и вашего партнёра встретит секретарь, а ваши переговоры пройдут в настоящем рабочем кабинете. Такая услуга в среднем стоит порядка 15 лат в час.
Достоинства виртуального офиса очевидны, хотя бы потому, что каждая компания и не всё время нуждается в наличие физического помещения. Пользование постоянным офисом, это необходимость ежемесячно платить за аренду помещения, ремонтировать его менять обстановку и покупать оборудование. Кроме того, нужно отдельно платить секретарю за его работу. Все эти проблемы решаются просто и легко – с помощью аренды виртуального варианта своего рабочего места, которая позволяет забыть о ежедневной его уборке и об иных затратных статьях бюджета компании.
